¿Ya conoces las nuevas actualizaciones de Microsoft 365?
Introducción
Ha llegado el momento de comentar las nuevas actualizaciones para Microsoft 365, dentro de lo que antes era conocido como Office 365, homologando así, todas las características de la plataforma.
Una solución más eficiente
A partir de agosto de este año, la suite de productividad por excelencia, fue recargada con varias novedades, que sin duda, dibujarán una sonrisa en el rostro de más de uno. Podemos destacar de Microsoft 365, su innovador funcionamiento y mejora continua, con lo cual, cada vez más personas y empresas están haciendo uso de sus beneficios. Dentro del mercado organizacional y empresarial, y a raíz de la alerta sanitaria y en estos momento de Nueva Normalidad, muchas empresas mexicanas han visto incrementados sus números en cuestión de productividad y optimizado sus procesos, gracias a las herramientas informáticas.
Desde automatización de procesos regulares, creación de esquemas y presentaciones con datos más efectivos, tomas de decisiones más apegadas a la realidad para mejorar las acciones a tomas sobre el rumbo de la empresa, los beneficios de las soluciones de Microsoft 365 han amplificado la manera de cómo las empresas y organizaciones se relacionan con sus consumidores.
A continuación, vamos a profundizar en los aspectos de estas actualizaciones, sus nuevas características para la aplicación Whiteboard, el nuevo Power Automate en Teams, las actualizaciones en Windows 10 y las novedades en Visio.
1. Power Automate en Teams
La tarea de gestión y control en cuanto a la administración de un Equipo en Teams puede resultar un tema complejo, especialmente tratándose de una empresa de proporciones nacionales o internacionales. Pensando todos los detalles, Microsoft lanzó dos funcionalidades para Power Automate en Teams, siempre con el objetivo de agilizar tareas y apoyar el trabajo de los administradores.
Automatizar acciones en Power Automate
La primer actualización radica en automatizar una acción mediante un flujo de Power Automate.
Por ejemplo, es posible construir un flujo para que un miembro de Teams sea añadido a un grupo. Power Automate enviará un mensaje personalizado, mencionándolo y brindándole la bienvenida de pertenencia al grupo.
Nuevo desencadenante para Power Automate
También se tiene un nuevo activador disponible para Power Automate en Teams. Con este, los usuarios tienen la posibilidad de crear acciones personalizadas directamente desde un determinado mensaje.
Por ejemplo, el un usuario crea un activador para automatizar una tarea, esto simplificará enormemente los procesos comerciales esenciales para su empresa. Y todo mediante una sola conversación.
2. Actualizaciones Windows 10
Hoy por hoy, las actividades de los empleados se realizan de manera remota, mediante home office. Resulta importante asegurar que sus dispositivos se encuentren protegidos ante cualquier tipo de eventualidad. La nueva iniciativa en el centro de administración de Microsoft 365, facilita a las pequeñas y medianas empresas implementar una política básica de seguridad.
Esta iniciativa aplica a todos los dispositivos de Windows 10 que estén inscritos en Microsoft Intune con un plan de suscripción a Microsoft 365 Business Premium.
Microsoft recomienda la siguiente configuración de seguridad:
- Windows Defender Antivirus: Protege los equipos de virus y otras amenazas.Requiere que Windows Defender Antivirus esté activado, defendiendo así, de peligros asociados con Internet.
- Activación de alertas configuradas: esto también ayuda para proteger los equipos de amenazas activando configuraciones para usuarios de sitios y descargas malignas. De igual forma, evita la apertura de aplicaciones con Microsoft Office.
- Acceso restringido para contenido malicioso: evita que contenido potencialmente malicioso acceda por medio de una protección de red, ayudando a evitar que los empleados ingresen a dominios peligrosos que alberguen estafas de phishing, exploits y otros.
- Protege archivos y carpetas: esta medida mantiene a salvo los equipos contra el acceso no autorizado con BitLocker. Por medio del Cifrado de unidad BitLocker como una característica de protección de datos, integrándose en el sistema operativo; abordando las amenazas de robo de datos o la exposición de equipos perdidos, robados o retirados del servicio inadecuadamente.
- Servicio de apagado para pantalla del dispositivo cuando esté inactivo: los datos de la empresa estarán protegidos si el usuario del equipo no se encuentra utilizándolo. Esta configuración permite controlar el tiempo de inactividad antes de que la pantalla se apague.
3. Nuevas características de Whiteboard en Teams y en web
Podemos visualizar la aplicación Whiteboard como un lienzo digital infinito, por lo cual, se plausible añadir todo el contenido que se quiera o necesite: texto, imágenes, notas adhesivas, etc.
Mientras nos encontremos laborando en modalidad home office o remota, es importante sentirse integrado en las reuniones. Por lo que Microsoft ha añadido tres nuevas características: nota adhesiva, texto y funcionalidad de arrastrar y soltar.
Ya no se requiere una pluma o una pantalla táctil. Se puede añadir texto o notas adhesivas en Whiteboard con mucha facilidad. Estas características se encuentran cuando se abre Whiteboard, en la barra de herramientas, ahí es visible la nota adhesiva, una T de texto, pudiendo arrastrar y soltar cualquier elemento.
4. Visio en Teams
Si estás trabajando en un diagrama de Visio en Teams, ahora es posible integrar un diagrama como pestaña en la parte superior del canal o chatear para tener acceso rápido. Por ejemplo, para editar el diagrama que se necesite, sólo se tiene que seleccionar los tres puntos y luego la función de ‘Hacer de esto una pestaña’. El diagrama aparecerá en la parte superior del chat o del canal.
Aunque cualquier usuario de Teams puede agregar un diagrama como una pestaña, para hacer ediciones en este, se debe ser suscriptor de Plan 1 o Plan 2 de Visio.
Conclusión
Integralmente, estas fueron las actualizaciones que Microsoft lanzó en su suite de productividad. Continuaremos atentos a las novedades en Microsoft 365, especialmente a esas que ayudan a optimizar los procesos y llevando de la mano a las empresas, hacia una verdadera Transformación Digital.
