Recomendaciones para mejorar el uso de Microsoft Teams. Parte 1
Introducción
Por años, las empresas han contado con todo tipo de sistemas para mantener un buen alcance en su comunicación. Sin embargo, una de las herramientas más efectivas que llegó para reemplazar a otras por demás obsoletas, ofrece características distintivas para optimizar el proceso comunicacional.
Un equipo de trabajo mejor integrado
Una situación básica para cualquier empresa, es la comunicación que tengan establecida entre sus áreas o departamentos, y sobre todo, de cara con el cliente o consumidores. La herramienta que está optimizando este rubro, por sus características es Microsoft Teams.
Teams posee muchas funcionalidades, algunas como la organización de llamadas y reuniones por medio de la plataforma, los ciclos de trabajo que pueden programarse y la posibilidad de compartir documentos en distintos formatos a través de esta, resultando muy sencillo y efectivo para el desempeño de trabajo en equipo. Algunos rasgos, sin embargo, no son tan conocidos, por lo que vale la pena hablar de estos y profundizar en los beneficios.
Compartimos las recomendaciones para sacarle jugo a Microsoft Teams
1. Ordena tus Equipos y tus Canales
En la parte izquierda de la pantalla principal de Teams, aparecen ordenados alfabéticamente todos los equipos de trabajo que tengas añadidos. En ocasiones puede resultar complicado pertenecer a varios de estos, ya que se crea una lista extensa. Recomendamos trabajar con los equipos que más utilices, y mantener los demás ocultos.
Sólo se tiene que ir a los tres puntos del Equipo correspondiente, hacer clic y seleccionar ocultar.
También se puede realizar esta opción, con los Canales de Equipos. No se pueden arrastrar porque están ordenados alfabéticamente, pero también se pueden ocultar los que no se utilicen frecuentemente (misma situación, hacer clic en los tres puntos y seleccionar Ocultar).
Hay que destacar que tanto la organización de los Equipos como de los Canales no afecta al resto de los usuarios o integrantes de un Equipo. Es una opción personal.
2. Utiliza filtros
Esta característica es nueva. En las pestañas de Equipos, Chat y Actividad que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla principal de Teams, está disponible el icono de Filtro:
- Si lo seleccionas cuando estás en la pestaña Equipos, puedes filtrar por Equipo o Canal para encontrar lo que buscas más rápido.
- Si se ingresa en la pestaña del Chat, también se encuentra disponible el icono Filtro para filtrar las conversaciones. En este caso las opciones son mayores para filtrar un chat por mensajes no leídos, por reuniones o si se encuentra silenciado.
3. Publica en varios canales
Otra funcionalidad nueva en Teams, consiste en escribir mensajes a través de múltiples canales. Consiste en ir al Canal y hacer clic en el botón de formato de texto. Sin embargo, si no se utiliza el botón de formato, recomendamos hacerlo ya que se pueden añadir asunto, enlaces, listados, etc.
Seleccionando el botón de publicar en múltiples canales, se abrirá una ventaja emergente para seleccionar los canales a los que se quiere enviar el mensaje. Una vez seleccionado todos, se actualiza y los Canales se podrán ver en el mensaje.
4. Anuncios
Nuestra siguiente recomendación, radica en la creación de Anuncios. Es una funcionalidad no tan conocida en Teams, sin embargo, ayuda mucho para lograr que nuestro mensaje llegue correctamente.
Crear un anuncio es muy sencillo. Yendo a un Canal y seleccionar el botón de formato de texto. Arriba a la izquierda abrirá un desplegable que indicará Nueva Conversación. Se selecciona este y se cambia la opción a Anuncio.
En esta opción, existe la posibilidad de añadir color de fondo, titular y subtítulo. También se puede subir una imagen para el anuncio.
También puede que aparezca en la parte superior un icono de dos cuadrados entrelazados, lo cual significa un mensaje de canal cruzado. Cuando se seleccione uno de estos, o se quiera borrarlo, la plataforma preguntará si quieres borrar este mensaje únicamente o todos los mensajes enviados anteriormente.
5. Administración de canales
Con esta opción se puede restringir a los miembros de un equipo para que publiquen un mensaje a sólo un determinado Canal, que desee el administrador, aunque la funcionalidad está disponible únicamente para Canales Generales.
Para administrar un Canal, se necesita seleccionar los tres puntos escogiendo la opción Administrar Canal. Se abrirá una ventana emergente mostrando lo que se necesita. Sin embargo, qué sucede cuando se activa la administración de un canal. Los propietarios de los Equipos son siempre moderadores por defecto. Pero, es posible cambiarlo y añadir a otra persona, en este caso, como moderador.
Atención, porque sólo los propietarios pueden iniciar una publicación nueva en el Canal. Aquí está el resto de las opciones que los moderadores pueden gestionar:
- Permitir que los otros miembros puedan responder a mensajes dentro del canal, de esta forma se obtiene una buena retroalimentación por parte del equipo.
- Permitir que un sistema automatizado (robots) envíen mensajes dentro del canal.
- Permitir a los conectores publicar en este canal. Si se tiene un canal para redes sociales en el que se publica diariamente, esta opción es ideal para que los demás miembros realicen publicaciones desde Teams.
6. Notificaciones de canal
Un aspecto fundamental en Microsoft Teams, radica en configurar las notificaciones de cada uno de los Canales como se requiera.
Se pueden seleccionar las notificaciones para recibirlas de inmediato o todo lo contrario, tampoco ser notificado. Si se elige activar, aparecerán las siguientes opciones:
- Banner y fuente
- Solamente fuente
También se pueden incluir o excluir respuestas. Por ejemplo, al ser integrante de un equipo muy grande, es usual que lleguen alertas, sin embargo, comienzan a aparecer las respuestas de todos los miembros que interactúan con una determinada publicación. En este caso, se puede desactivar la opción incluir todas las respuestas.
7. Emojis en los nombres de los canales
Esta funcionalidad resulta un plus, más por el hecho de ocio, que por el valor empresarial que posee. Sin embargo, hará que Teams sea un poco más entretenido, agregando un icono a cada uno de tus Canales.
Pueden agregarse al seleccionar el botón de Windows + la tecla de punto en el teclado.
8. Barra de búsqueda y comandos
Esta funcionalidad tiene bastante tiempo existiendo, aunque también resulta poco conocida. Dentro de la barra de búsqueda y comandos de Microsoft Teams, es posible filtrar por mensajes, personas y documentos:
- Documento: filtrar a detalle para buscar, un documento modificado o un archivo o dentro de un Equipo.
- Mensajes: filtrar a detalle por tema, rango de fechas, Equipo, Canal, personas, etc.
Adicional de los tipos de filtros anteriores, también se utiliza el menú de comandos, siendo una opción muy útil para configurar tu estado en no molestar (/dnd), encontrar archivos recientes (/archivos), ir a ayuda (/help), conocer los atajos de teclado (/Keys), etc.
9. Chat en vivo
Ahora desde la barra de búsqueda y comando es posible, salvaguardar un archivo con el que estaba trabajando en directo: sólo basta escribir el nombre de la persona con el @ delante, el mensaje que se desee y seleccionar enter.
Dentro de la pestaña de Chat encontrarás todos los mensajes enviados recientemente. Las conversaciones con más de 30 días desaparecerán de la pestaña.
En caso de que un chat sea recurrente, recomendamos que quede fijado para tenerlo visible en todo momento. Esto mediante los tres puntos de un determinado chat y seleccionando la opción Anclar. Microsoft Teams también permite: marcar como no leído, agregar a los contactos favoritos, silenciar, ocultar, notificar cuando esté disponible, etc.