¿Por qué desarrollar una intranet con Sharepoint?

Hemos visto en publicaciones anteriores en este blog, la importancia de tener una intranet corporativa. Como herramienta, brinda soluciones que resultan gratificantes en áreas insospechadas, por ejemplo, Recursos Humanos.

Una intranet funciona como medio de comunicación interno para corporación. Una red integral disponible para cada miembro con acceso a ella, donde pueden estar disponibles variados contenidos como documentaciones digitales, videos u otras piezas que se compartan, de igual modo, es un método de seguridad idóneo, cuya meta es mantener las contraseñas de acceso, lo mejor resguardadas para evitar filtraciones o descargas no autorizadas del contenido compartido. 

De igual forma, existen elementos fundamentales para cualquier empresa, destinados para cada una de sus áreas y aplicable en su desempeño cotidiano: acceso, control y comunicación de la información. Las empresas pequeñas, medianas y grandes gestionan diariamente una inmensidad de documentos, empleados y proyectos. Por obvias razones, no toda su información puede ser compartida de manera pública. Teniendo en cuenta que se tratan de datos confidenciales, sensibles o estratégicos de los que únicamente queremos hacer partícipes a los elementos de la empresa que se encargan de gestionar esa información adecuadamente para laborar con su equipo de trabajo.

Para estos efectos, la comunicación es imperativa: el desarrollo de proyectos para optimizar procesos y mejorar el ROI. Una intranet optimiza los procedimientos contribuyendo al aumento de productividad. Así como existen varios tipos de intranet, comentaremos en este post, las ventajas de una con Sharepoint.

AdministraciónSharePoint permite realizar una administración documental y está principalmente encauzado a tratar con documentos Microsoft Office. Su gestión compuesta en la intranet ofrece:

• Integración con Microsoft Office: trabajar online con documentos Word, Excel, PowerPoint y Project.
• Versionado de documentos: SharePoint permite versionar los documentos, teniendo así un control absoluto sobre las modificaciones realizadas.
• Búsquedas: gracias al servicio de búsquedas, todos los empleados con permiso podrán acceder a la documentación de manera fácil y rápida.
• Metadatos: permite la creación y gestión de metadatos para facilitar la búsqueda y la ordenación de los documentos.
• Creación de sites: la facilidad que ofrece SharePoint para crear sites, permite almacenar una gran cantidad de documentos de forma ordenada y bajo control de acceso y seguridad.

Colaboración

Una de las ventajas mejor apreciadas de la intranet SharePoint, permite a la empresa distribuir información actualizada, novedades y metodología de trabajo a un número vasto de empleados de forma sencilla, sin necesidad de papeleo o saturación del correo electrónico. Estas acciones permiten a los empleados emprender sus actividades de una manera más eficiente. Al mismo tiempo, permite interactuar a las diferentes áreas, motivando la resolución de los problemas cotidianos en sus responsabilidades y mejorando el compañerismo. Esto se conoce como “entorno colaborativo en la empresa”.

SharePoint cuneta con herramientas integradas como los blogs, foros, wikis o la integración de la intranet con el Lync de la compañía. También admite crear páginas personales de usuarios.

Flujos de trabajo

De todos los procesos que son necesarios en la afluencia diaria de las empresas, como solicitudes de vacaciones, viajes o liquidaciones de gastos, pueden ser automatizados y simplificados gracias a otra de las ventajas que tienen la intranet de SharePoint.

Otras ventajas adicionales son las siguientes:

• Automatización del proceso: las tareas de rutina se asignan automáticamente a los usuarios.
• Control de tareas: las tareas quedan guardan en listas de SharePoint. Gracias a esto cada usuario podrá ver en todo momento las tareas que tiene pendientes por realizar.
• Avisos por mail y alertas: los flujos envían correos para avisar a los usuarios sobre sus acciones a realizar. Adicional, hay alertas personalizadas, para las fechas de entrega próximas a caducar. 
• Aprobación por correo electrónico: además de la opción de aprobar o rechazar tareas desde los formularios, SharePoint permite hacerlo mediante correo electrónico, respondiendo mediante palabras o frases configuradas anteriormente. La tarea del flujo puede aprobarse o denegarse, sin que el usuario ingrese al sistema. 

Integración Tecnológica

Otra características importante de la intranet con SharePoint, es la posible integración con otras tecnologías para manejar los datos de forma bidireccional en las aplicaciones, listas, formularios e informes. 

De este mismo modo, tenemos:

• Bases de Datos de SQL Server: utilizan tablas, vistas o procedimientos almacenados para mostrar datos integrados en el portal, los cuales se enlazan a listas o librerías de documentos de SharePoint. Con lo cual, se puede llegar a una infraestructura estructurada y catalogada con base en los datos obtenidos a través de estas BBDD.
• Oracle: igual que las BBDD de SQL Server, los orígenes de datos Oracle sirven para enlazar datos.
• SAP: Es posible utilizar los servicios web que ofrece SAP para ejecutar consultas, actualizaciones y transacciones sobre los datos operados. La forma es bidireccional y iutiliza seguridad encriptada.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Existen elementos web específicos integrados en SharePoint para visualizar en el portal mediante un iFrame, las páginas y elementos de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Los usuarios no pierden el contexto de SharePoint para realizar consultas y/o modificaciones en el portal de Navision desde el interior de la intranet.
• Lotus Notes: Tiene conectores específicos y aplicaciones de servicio para integrar en SharePoint y detonar los datos de Lotus Notes. Es una característica nativa de la intranet, por lo tanto, se puede acceder. 
• Servicios web: Con elementos web creados con la herramienta SharePoint Designer, es posible generar orígenes de datos, obtenidos de llamadas a servicios web, bien WCF o en .NET de forma nativa para su operación, consulta o edición de los datos restituidos por los servicios web.
• Otros orígenes de datos: Tales como ficheros Excel desde la versión ’97 (.xls, .xlst), ficheros .xml e incluso ficheros de texto plano (.txt).

APPSLa personalización versátil de la intranet con SharePoint, reside en la posibilidad de generar aplicaciones hechas a medida para integrarlas dentro de esta. Las aplicaciones se basan en la tecnología .NET Framework 4.5, escritas en los lenguajes de programación C# y VB.NET, utilizando tecnologías tan potentes como son HTML5, CSS3, javascript, jQuery, AJAX e incluso controles .NET de fabricantes terceros como son DevExpress y Telerik.

Diseñar aplicaciones completas que se integren en del portal de SharePoint y utilicen como origen y destino de sus datos, listas y bibliotecas, también de SharePoint como tablas, vistas y/o procedimientos almacenados en BBDD con las que ya contemos en nuestra empresa. Es un muy valioso que podamos integrar toda la información de manera precisa por medio de esta herramienta. 

Estas son aplicaciones que se pueden desarrollar: 

• Firma automática de documentos mediante certificados digitales.
• Gestión de vacaciones de los empleados mediante proceso de aprobación.
• Reservas y gestión de reservas de recursos, salas, portátiles, vehículos, etc.
• Publicación de noticias, anuncios, circulares.
• Gestión y asignación de tareas y proyectos.
• Calendario para citas y reuniones integrado con Exchange.
• Publicación automatizada de menús de restaurantes.
• Visualización de revista corporativa de forma interactiva, generada a través de noticias, artículos y/o eventos.

Valor Significativo

La intranet con SharePoint alberga mucha información a la que puede integrársele más, con el objetivo de optimizar la productividad y eficacia en el trabajo de todos los empleados. 
Resumiendo, cuenta con las siguientes aplicaciones de forma nativa e integrada:

• Consulta de informes de Reporting Services de SQL Server, mediante filtrado de datos, con edición incluida de los mismos y personalización en cuanto al diseño.
• Inteligencia de negocio, para la muestra de indicadores de desempeño basado en datos que pueden estar dentro de la intranet o en otros orígenes de datos.
• Ejecución de trabajos de temporizador, en segundo plano, para realizar tareas pesadas, a modo de recordatorios, movimiento de ficheros, ejecución de pasos en flujos de trabajo.
• Posibilidad de visualizar y editar ficheros office desde el navegador, sin tener instalado el software en los equipos del cliente.
• Y una multitud de recursos gratuitos y de pago para instalar. 
• Ideal para empresas que se dedican a desarrollar aplicaciones encapsuladas.

9 julio, 2020